まず、内容を知る

画面上の入口を守る機能として理解する

公式ヘルプによると、ロックした会話は通常の履歴、ピン留め、通常の会話検索から外れ、Projects内のLocked chatsから4桁のアカウントPINまたは対応端末の認証で開きます。Free、Go、Plus、Pro、Business、Enterprise、Eduで利用でき、段階的に提供されています。対象の会話でメニューが見えない場合は、まだ利用できないか、その会話が対象外です。

大切なのは、ロックが暗号化保管庫や削除ではない点です。保存期間や「すべての人のためにモデルを改善する」の設定は変わらず、ロック前に作られた記憶も消えません。EnterpriseとEduでは、ロック済みチャットも権限を持つ組織のCompliance Platformの会話ログに含まれます。

仕事での使い方

架空の会話で、見える場所を分けて試す

編集部の提案は、実在する顧客名や社外秘を含まない会話を一つ作り、「来週の社内勉強会の進行案を三項目に整理」とだけ入力して試す方法です。会話メニューからLock chatを選び、PINを設定したら、同じタブに会話が残っていないか、別タブの通常履歴と検索から消えたかを見ます。終わったらLock nowを選び、題名が再び隠れることも確認します。

次に、その会話に共有リンクを作っていたかを確認します。公式ヘルプでは、会話をロックしても既存の共有リンクは削除されません。以前共有した範囲へのアクセスを止めるなら、リンクを別に削除します。ロック後の新しいメッセージは既存リンクへ追加されませんが、それだけで過去の共有が無効になるわけではありません。

架空の確認メモ

会話：社内勉強会の進行案
通常の履歴：見えない
通常の検索：見つからない
別タブ：PINが必要
共有リンク：有無を別に確認
記憶・保存設定：変更なし

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

共有リンク・記憶・ファイルを別に照合する

ファイルにも境界があります。その会話でアップロードまたは作成したファイルは、ロック中はその会話からだけ開けます。一方、Spaceなど別の場所から追加したファイルや接続元のファイルは、元のアクセス規則のままです。会話を隠したから元ファイルまで保護された、と考えないようにします。

PINを忘れた場合、管理者は解除やリセットを代行できません。現在のPINを知っている変更は会話を残せますが、忘れたPINをリセットすると、ロック済みチャットと、そこだけにある記憶やファイルは完全に削除され、復元できません。運用前に、この違いをチームの短い手順書へ書いておきます。

  1. 画面表示

    通常履歴と検索、別タブ、開いたままの別端末で題名や本文が残っていないか確認します。

  2. 共有先

    共有リンクやSpace、接続元ファイルは別の入口として一覧にし、必要なら個別に止めます。

  3. 保存設定

    保存期間、モデル改善、記憶、組織の監査ポリシーがロックで変わらないことを確認します。

  4. PIN

    変更とリセットの違い、リセット時に復元できない内容を利用者へ伝えます。

今日の小さな一歩

非機密の会話を一つだけロックする

今日は、架空の社内勉強会について作った非機密の会話を一つだけロックしてください。別タブで通常履歴から消えたことを確認し、共有リンクの有無と保存設定は変わっていない、と確認メモへ一行ずつ残すところまでにします。