AIで会議メモを整理する方法。「決まったこと」と「未定」を分けよう

まず、内容を知る

「要約して」より、欲しい項目を伝える

短い要約でも、担当者や期限が抜ければ次の行動につながりません。「決まったこと」「次にすること」「確認が必要なこと」の3つに分けると、読む目的がはっきりします。

OpenAIの公式ガイドでも、指示や文脈を明確に渡す考え方が示されています。以下では、整理の形式と、情報が足りない場合の扱いまで指定します。

仕事での使い方

架空の会議メモで練習する

次の架空の会議メモを整理してください。

【メモ】
社内勉強会を11月に開きたい。テーマは未決定。
担当Aが、10月15日までにテーマ案を3つ出すことになった。
オンライン開催がよいという意見が出たが、決定はしていない。
参加者への案内はテーマが決まってから作る。案内の担当と期限は未定。

【整理の形式】
1. 決まったこと
2. 次にすること（作業・担当・期限）
3. まだ決まっていないこと

メモにない情報は補わず「未定」と書いてください。意見・希望・提案を、決定事項に変えないでください。

使う前に確かめること

答えの、この3か所を見る

1. 01

   提案が、決定になっていないか

   この例では「オンライン開催」は意見です。決定事項に入っていたら修正します。

2. 02

   担当と期限の組み合わせは正しいか

   10月15日は担当Aがテーマ案を出す期限です。案内の作成期限と混ざっていないか確かめます。

3. 03

   未定の情報が残っているか

   テーマ、案内の担当・期限など、会議で決まっていない事項が分かるかを確認します。

今日の小さな一歩

「未定」が残るか、一度確かめてみる

まずは、上の架空の会議メモで一度試し、「案内の担当と期限」が未定のまま残っているかを見てみましょう。決まっていない情報を、AIが埋めていないか確認する練習になります。

仕事で使う場合も、元のメモと見比べてから共有します。判断できないところは参加者に確認し、必要な修正を加えましょう。