まず、内容を知る

今の仕事を、始まりから終わりまで書く

例として、問い合わせへの返信作業を考えます。「問い合わせを受ける → 内容を確認する → 担当を決める → 返信を書く → 確認して送る」という流れを書き、それぞれ誰が何を見ているかを加えます。

困っているのが文章づくりなのか、必要な情報探しなのかで、支援の形は変わります。最初の相談では、実際の顧客情報を出さずに、仕事の流れと困りごとを説明できれば十分です。

仕事での使い方

仕組みづくりの前に決める、5つのこと

  1. 対象にする作業

    「営業全体」ではなく「問い合わせ返信の下書き」のように、始まりと終わりが分かる単位にします。

  2. AIに渡す情報

    どの情報を使うか、誰が用意するか、更新された情報をどう確認するかを決めます。入力の可否は会社の利用方針に合わせます。

  3. AIが担当する範囲

    候補を出す、分類案を作る、文章を下書きするなど、任せる部分を明確にします。送信や登録を含む場合は、別に確認手順を設けます。

  4. 人が確認する場所

    担当者、確認項目、修正方法を決めます。誰も確認しない工程を作らないようにします。

  5. 困ったときの戻し方

    情報不足や誤りがある場合は、元の手順で処理できるようにします。連絡先や停止の判断をする人も決めます。

使う前に確かめること

試す範囲と、見直す方法を確認する

試した結果は、速さだけでなく、修正の量・確認の負担・担当者が使い続けられるかも見ます。処理件数などを記録する場合も、始める前と同じ条件で比較できるようにしておきます。

  • 入力に使う情報について、社内で利用が認められているかを確認します。
  • AIの答えを誰が見直すか、いつもの手順に戻せるかを確認します。
  • 試した後に比べる項目を決め、速さだけでなく修正の手間も記録します。

今日の小さな一歩

整理シートの「対象の仕事」を、一つ埋める

今日は、下のシートの「対象の仕事」を一つだけ書いてみましょう。「問い合わせ返信の下書き」のように、実際の作業が思い浮かぶ名前にします。ほかの欄は、チームで話しながら埋めていけます。

最初は、空欄があっても大丈夫

対象の仕事：
今の手順：
時間がかかる・迷うところ：
使う情報と、その管理者：
AIに任せたい部分：
最後に確認する人：
うまくいかなかったときの手順：
試したあとに確かめたいこと：

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

候補がいくつもある場合は、繰り返し行っていて、人が答えを確認できる作業を選んでみてください。相談する際も、このシートをもとに仕事の流れを伝えられます。