まず、内容を知る

先に、相手と用件を整理する

「いい感じのメールを作って」では、AIは相手も目的も分かりません。文章を整えてほしいのか、お断りの表現を考えたいのか、依頼する範囲を決めます。

OpenAIの公式ガイドは、指示に加えて例や文脈を伝える考え方を紹介しています。以下はその考え方を踏まえた、Linker作成の練習例です。会社で利用を認められたAIに、架空の内容で入力してください。

仕事での使い方

この練習用の依頼文で、試してみる

AIに渡す依頼文｜架空の社内連絡

次の材料だけを使って、社内メールの下書きを作ってください。

相手：同じ部署のメンバー
目的：会議資料の提出をお願いする
伝えること：
・会議で使う資料の下書きを、10月9日までに共有してほしい
・提出先は共有フォルダー
・難しい場合は、事前に相談してほしい

件名と本文を分け、本文は200文字程度。丁寧で簡潔な口調にしてください。
担当者名・会議日・フォルダーのURLは未定です。勝手に補わず、確認事項として本文の後に挙げてください。

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

読みやすさより先に、事実を確認する

  • 日付：10月9日が別の日や、未指定の時刻に変わっていないか。
  • 用件：提出するのが「下書き」であること、難しい場合の相談が入っているか。
  • 追加：会議日・担当者・URLなど、渡していない情報が作られていないか。
  • 約束：こちらが決めていない対応や期限を、勝手に約束していないか。

事実を確認してから、「もう少し短く」「同じ部署向けに少しやわらかく」など表現を調整します。内容が整っても、自動で送らず、宛先と本文を確認してから送信してください。

今日の小さな一歩

練習文で、一つの下書きを作ってみる

まずは、上の架空の依頼文を一度入力し、出てきた文章の日付と用件を見比べてみましょう。違っていた箇所を一つ直すところまでが、今日の練習です。

使いやすかった頼み方は、相手・目的・伝えることの欄を残して保存します。依頼文のひな形と確認リストをセットにしておくと、次の文章でも試しやすくなります。