まず、内容を知る

選んだ資料を、ひとつの作業場所に集める

Copilot Notebooksは、プロジェクトに関係するファイル、ページ、会議メモなどを参照として集め、その内容に基づいて質問や下書きを進める作業場所です。Microsoftの公式ヘルプでは、ノートブック内の参照に基づいて要約、テーマ整理、成果物の下書きができると説明されています。

10月9日の公式発表では、Notebooks内で単純な仕事をCopilotへ任せる対話、Word・Excel・PowerPointファイルの直接編集、対話型レポートなどが紹介されました。発表ページは一部をFrontierプログラムの機能として案内しているため、全員が同じ画面を使えるとは限りません。まず自分の契約と表示を確認し、利用できる範囲で進めます。

仕事での使い方

月次報告を、参照・確認・作成の順で進める

編集部の提案は、架空のプロジェクト月次報告で、最初から完成文を頼まない方法です。最新の計画書、当月の会議メモ、確定済みの集計表だけを参照に加え、最初の依頼では資料名、日付、担当範囲を一覧にしてもらいます。古い計画書や下書きの集計表が混ざっていないか、人がここで直します。

参照が合っていれば、次に『進捗』『決定事項』『未解決』『次月の行動』の四項目を、根拠となる資料名と一緒に整理してもらいます。その後、利用できる環境ではWordやPowerPointの成果物へ進めます。直接編集が表示されない場合も、回答をCopilot Pagesなどへ移し、人が整えるところまでを一つの手順にできます。

架空の月次報告の依頼

目的：プロジェクトの月次報告を準備する
参照：最新計画書、当月会議メモ、確定集計表の三つだけ
最初の出力：資料名、日付、対象期間、記載担当の一覧
次の出力：進捗、決定事項、未解決、次月の行動
根拠：各項目に参照した資料名を付ける
止まる条件：資料同士で数値や期限が異なる場合は統合せず示す
完了：担当者が元資料を開き、根拠と共有範囲を確認する

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

三つの資料から成果物へ進む参照資料の版と範囲を先に確かめ、根拠を追える状態で成果物を作るため

  1. 最新計画書・当月会議メモ・確定集計表を参照に加える

  2. 資料名・日付・対象期間・矛盾点の一覧を人が確認する

  3. 進捗・決定事項・未解決・次月の行動を成果物へまとめる

人の確認（手順とは別に見る点）

  • 人が元資料の版、根拠の場所、共有権限を確認

架空の月次報告を準備する流れです。実際の製品画面や自動作成された成果物を表したものではありません。

図をSVGで保存

使う前に確かめること

参照の中身と共有権限を、出力より先に確かめる

Microsoftの公式ヘルプでは、Copilot Chatは最大50件の参照を使い、Microsoft Copilotでは300件を超えて追加できても根拠に使われるのは先頭300件と説明されています。共有時には、参照ファイルへアクセスできない相手が個別に権限を求める場合があります。資料を増やす前に、今回の問いに必要かを一件ずつ判断する方が確認しやすくなります。

  1. 資料の版

    ファイル名だけでなく更新日と対象期間を見て、古い版や途中集計を参照から外します。

  2. 根拠の場所

    回答に付いた参照を開き、数値、期限、担当者が元資料に実際に書かれているか確認します。

  3. 共有権限

    ノートブックを共有する前に、参照ファイルを相手へ共有してよいか、ファイルごとの権限も確認します。

  4. 参照の上限

    公式ヘルプでは、契約により参照数と実際に根拠として使われる数が異なります。大量に入れず、今回必要な資料へ絞ります。

今日の小さな一歩

三つの資料で、参照一覧だけを作る

今日は、進行中の仕事を一つ選び、最新の計画書、直近の会議メモ、確定した数値資料の三つだけをノートブックへ加えてください。いきなり報告書を作らず、『各資料の名前、日付、対象期間、互いに矛盾する点を一覧にしてください』と頼み、一覧を元資料と照合するところまでにします。