まず、内容を知る

Spaceで作成から共同編集まで続ける

公式ヘルプによると、ChatGPT SlidesはChatGPT Pro、Business、EnterpriseのうちSpaceを利用できる対象アカウントへ段階的に提供されています。Workで話題、相手、含めたい材料を伝えるか、Spaceの「Create > Slide」から始めます。既存の会話、添付ファイル、構成案、見本の資料を材料にできます。

できた資料では文字、画像、図形、表、グラフを直接編集でき、特定の要素を選んでChatGPTへ修正を頼めます。編集権限を持つメンバーは同時に編集し、共有コメントやメンションで修正を依頼できます。ただし、提供開始時点ではコメントだけの権限はありません。

仕事での使い方

五枚の週次報告に元メモを対応させる

編集部の提案は、架空の週次会議メモから五枚だけ作る練習です。依頼時に「対象は部門メンバー」「一枚目は目的」「二枚目は進捗」「三枚目は数値」「四枚目は課題」「五枚目は次の担当」と決めます。資料の枚数と役割を先に置くと、AIが増やした説明と会議で決まった事実を分けやすくなります。

初稿ができたら、各スライドの下書きに対応するメモの行を探します。数字、日付、担当者には、確認した人がコメントで「元メモ確認済み」と残します。表現の修正はChatGPTへ依頼しても、事実確認のコメントは人が閉じる運用にします。

架空の作成メモ

相手：部門メンバー
目的：週次の進捗共有
構成：目的／進捗／数値／課題／次の担当
確認対象：数字・日付・担当者
最終確認：会議の進行担当

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

共有前と書き出し後を分けて確認する

OpenAIは、共有や発表の前に文章、数値、レイアウトを見直し、書き出した資料も内容と書式を確認するよう案内しています。共同編集では「修正済み」と「確認済み」を同じ意味にせず、元資料との照合が終わったコメントだけを閉じると判断の経緯を追いやすくなります。

Spaceの公式ヘルプでは、共有ページにアップロードしたファイルはページの権限に従い、外部保存先へのリンクは元の権限を保つと説明されています。一方、元資料の内容を共有ページへコピーまたは要約すると、元資料を開けない人にも見える場合があります。機密情報を含むメモは、共有先を決めてから使います。

  1. 利用できる環境

    対象プラン、Spaceへのアクセス、組織の共有設定を確認します。Windowsのデスクトップ環境では条件により共同編集SlidesではなくPowerPointファイルになる場合があります。

  2. 元資料との一致

    名前、日付、数値、グラフの単位を元メモや添付ファイルと照合し、資料にない理由や見通しを事実として足していないか確認します。

  3. 共有範囲

    Spaceに書き写した要約は閲覧者から見えるため、共有先と内容を確認します。リンク先の元ファイルは別の権限を保つので、閲覧者が開けるかも分けて確かめます。

  4. 書き出したファイル

    PowerPoint、PDF、Google Slidesへ書き出した後に、文字切れ、グラフ、改ページ、フォントを開いて確認します。

今日の小さな一歩

五枚の役割を一行ずつ書く

今日は次の会議報告について、五枚のスライドに何を載せるかを一行ずつ書いてください。まだ資料は生成せず、その五行の横に「数字」「日付」「担当者」のどれを元メモで確認するか印を付けるところまでにします。