まず、内容を知る

対象者とスタイルを決め、構成案から始める

Microsoftの公式ヘルプでは、PowerPointのCopilotに依頼文を入力すると、対象者やスタイルについて質問され、最初に構成案を作ってからスライドを生成する流れが案内されています。Wordなどのファイルを参照して、資料全体や特定の話題をもとに作ることもできます。

利用できる機能は、Microsoft 365の契約、組織の設定、言語、展開状況などによって異なります。参照するファイルへのアクセス権も必要です。まず自社のPowerPointでCopilotが使えるか、管理者または契約担当者に確認してください。

仕事での使い方

業務引継ぎメモを、四つのスライドへ分ける

たとえば、備品申請の業務を引き継ぐ架空のメモを用意します。内容は「申請を受ける」「在庫を確認する」「承認者へ回す」「結果を申請者へ伝える」の四つです。AIに渡す前に、対象者を新しい担当者、目的を全体の流れと確認先を理解すること、と一文で決めます。

次に、元メモの順番をそのまま写すのではなく、「仕事の目的」「四つの手順」「迷ったときの確認先」「最初の一週間で行うこと」という説明の流れを依頼します。これはLinkerが作成した架空の練習例で、実際の企業資料やAIで再現した出力ではありません。

架空の引継ぎ資料を作る依頼文

添付した業務引継ぎメモだけを使い、新しい担当者向けの説明資料の構成を作ってください。
目的は、備品申請の流れと確認先を理解することです。
6枚以内で、各スライドに見出しと伝える要点を一つずつ示してください。
元資料にない期限・担当者・ルールは補わず、「要確認」と書いてください。まず構成案だけを出してください。

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

生成後は、元資料と一枚ずつ見比べる

Microsoftも、AIが作った内容は不正確な場合があるため、確認と編集を行うよう案内しています。顧客情報や社外秘を含む元資料を使う前に、会社の入力ルールとファイルの共有範囲を確認してください。練習では架空の資料から始めます。

  1. 内容の出どころ

    各スライドの手順、担当者、期限を元メモで探します。根拠が見つからない情報は削除するか「要確認」に戻します。

  2. 一枚で伝える要点

    一枚に複数の結論が詰まっていないかを見ます。見出しを読んだだけで、そのページの役割が分かる形へ直します。

  3. 組織の書式と画像

    会社指定のテンプレートから始め、ロゴ、色、画像、文字の大きさを確認します。AIが選んだ画像が内容や利用ルールに合うかも人が見ます。

  4. 共有前の担当者確認

    実際の業務を知る担当者に、抜けた手順や古い情報がないか確認してもらいます。AIの出力だけで完成扱いにはしません。

今日の小さな一歩

対象者と要点を、一文ずつ書く

今日は、説明資料にしたい架空の業務を一つ選び、「誰に説明するか」と「説明後に何を分かってほしいか」を一文ずつ書いてください。この二つが決まると、AIが作った構成を残すか直すかの基準になります。