まず、内容を知る

依頼文から、表全体のたたき台を作る

Googleの公式ヘルプでは、Google SheetsのGeminiに依頼文を入力し、新しいシートを作ったり、既存のシートで一連の作業を行ったりする方法が案内されています。必要に応じて追加の質問に答え、Geminiが示す計画と表の構成案を確認してから進める流れです。

別の公式ヘルプでは、表、数式、グラフ、プルダウン、チェックボックス、フィルターなどの作成も案内されています。利用には対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle AIプランなどが必要で、Excel形式のファイルではGoogle Sheets形式へ保存し直す案内があります。

仕事での使い方

一行の単位と、五つの列を決める

たとえば、架空の社内備品の貸出を管理するとします。最初に「一行は一回の貸出」と決め、列を「受付日」「備品名」「状態」「返却予定日」「確認メモ」の五つに絞ります。状態は「受付」「貸出中」「返却済み」の三択にし、誰が状態を更新するかも別の運用メモに残します。

この設計を依頼文に入れ、まず構成案だけを出してもらいます。AIが担当者名や期限を勝手に補わないよう、分からない項目は空欄にする条件も伝えます。これはLinkerが作成した架空の練習例で、実際の運用結果や再現済みのAI出力ではありません。

架空の備品貸出表を作る依頼文

社内備品の貸出管理表の構成案を作ってください。
一行は一回の貸出です。
列は、受付日、備品名、状態、返却予定日、確認メモの五つにしてください。
状態は、受付・貸出中・返却済みのプルダウンにしてください。
分からない担当者名や日付は補わず、空欄にしてください。
表を作る前に、列の目的と入力方法を説明してください。

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

見た目ではなく、更新できる表かを確かめる

Googleは、Geminiが不正確な提案をする場合があり、表示された出典にも誤りがあり得るため確認するよう案内しています。個人情報や社外秘を含む表で試す前に、会社の入力ルールと共有範囲を確認し、最初は架空データを使ってください。

  1. 一行の意味

    一つの行に複数の貸出が混ざっていないかを見ます。受付件数を数えるときに、行数と件数が一致する形にします。

  2. 入力方法の統一

    状態の表記が自由入力になっていないか、日付の形式が揃っているかを確認します。選択肢に不足があれば、運用担当者と決めてから直します。

  3. 数式と空欄

    件数や期限を計算する数式が追加された場合は、架空データを数行入れて結果を手計算と比べます。未定の値が推測で埋められていないかも確認します。

  4. 参照する範囲

    Geminiに特定のセル範囲だけを使わせる場合は、その範囲以外の情報源が選ばれていないかを確認します。回答に出典が表示されても、元の表と照合します。

今日の小さな一歩

一行と五つの列を紙に書く

今日は、管理したい架空の仕事を一つ選び、「一行は何を表すか」を一文で書いてください。その下に必要な列を五つだけ並べます。AIを開く前にこの六行を用意すると、生成された表の良し悪しを判断しやすくなります。