まず、内容を知る

資料をもとに、質問と回答の下書きを作る

Microsoftの公式ヘルプでは、SharePointページへFAQ Webパーツを追加し、Word、PowerPoint、PDF、Loop、会議記録などの資料をもとにFAQを生成できると案内されています。用途はイベント、規程、製品、その他から選び、必要に応じて説明を加えます。

作成画面は「カテゴリー→質問→回答」の順に進みます。生成した内容は並べ替え、再生成、直接編集ができ、質問を人が追加して回答だけを生成することもできます。AIが作ったまま公開する仕組みではなく、作成者が質問と回答を調整する前提です。

仕事での使い方

備品貸出ルールを、三つの分類に分ける

たとえば、架空の「社内備品貸出ルール」を使います。現在有効な一つの資料だけを選び、FAQの用途を規程にします。生成後は「借りる前」「返すとき」「紛失・故障」の三分類へ並べ、社員が実際に探す言葉になっているかを見直します。

以下はLinkerが作成した架空の確認例です。実在する社員名や機密情報は使わず、公開しても問題のないダミー資料で練習します。

最初に確認する三問｜架空の例

借りる前：申請はいつまでに必要ですか。
返すとき：返却場所と期限はどこに書かれていますか。
紛失・故障：誰へ連絡し、どの記録を残しますか。

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

使う前に確かめること

正しい答えだけでなく、抜けと共有先も確認

文章が読みやすくても、制度の例外や最新の連絡先が抜けていれば、仕事では使えません。公開前の確認者を一人決め、元資料とFAQを並べて確認します。元資料を更新したときは、FAQも同じ日に見直せるよう更新担当を記録しておきます。

  1. 元資料の版

    施行日と更新日を確かめ、旧版や未承認の案を生成元に混ぜません。

  2. 質問の抜け

    例外、申請できない場合、問い合わせ先など、困ったときの質問を人が追加します。

  3. 回答の一致

    期限、対象者、申請先を元資料の該当箇所と一問ずつ照合します。資料にない答えは補いません。

  4. 公開する範囲

    SharePointページの閲覧権限を確認し、その資料を見てよい人だけに届く状態で公開します。

今日の小さな一歩

一つの規程から、三問だけ書き出す

今日は、社内でよく質問される規程を一つ選び、「通常の手順」「期限」「例外」の三問を自分で書き出してみてください。この三問と答えの根拠が資料内にあるか確認できれば、FAQ生成を試す準備になります。