まず、内容を知る

二つの資料を比べ、確認表を作れる

OpenAIの公式ヘルプでは、ChatGPTへ文書や表計算ファイルを添付し、要約、比較、分析を頼めると案内されています。対応形式にはPDF、DOCX、XLSX、XLS、CSV、TSVなどがあり、二つの文書を比べたり、一つの文書の枠組みを別の文書へ当てはめたりできます。

表計算ファイルでは、行ごとの確認表を作り、列や計算方法を指定して分析できます。ただし、利用できる形式や機能は、モデル、プラン、ワークスペース設定、アカウントによって異なります。画像化された表や複雑なレイアウトから正確な値を読み取れない場合もあるため、数値を扱うなら元の表計算ファイルかテキストを用意します。

仕事での使い方

依頼事項ごとに、対応する見積行を探す

たとえば、架空のオフィス移転で「机の移動、配線、廃材回収」を依頼し、見積書案が届いたとします。顧客名や住所を架空情報へ置き換えた依頼メモと、金額を伏せた見積書案を用意します。ChatGPTには、依頼事項を一つずつ抜き出し、見積書の対応行を探すよう頼みます。

出力は「依頼事項」「対応する見積項目」「状態」「確認する質問」の四列にします。状態は「含む」「不足」「不明」だけに限定し、資料にない作業や金額を補わないよう伝えます。表ができたら、不足と不明の行から担当者へ確認します。

架空資料を照合する依頼文

添付した依頼メモと見積書案を照合してください。依頼事項を一つずつ取り出し、対応する見積項目、状態（含む・不足・不明）、確認する質問の四列で表にしてください。原文の項目名を残し、資料にない作業、数量、単価、金額は推測しないでください。判断できない場合は不明とし、根拠にしたページまたは行も示してください。

文章を選択してコピーし、練習に使えます。

依頼から見積項目を照合する流れ依頼事項、見積項目、AIの整理、人の確認を分けるため

  1. 依頼メモから項目を一つずつ抜き出す

  2. 見積書案の対応行を探す

  3. 含む・不足・不明の表に整理する

人の確認（手順とは別に見る点）

  • 人が数量・単位・税・対象外条件を元資料で確認し、承認して発行

架空の練習例を整理した図です。実際の製品画面や検証済みの出力を表したものではありません。

図をSVGで保存

使う前に確かめること

数量、単位、税、対象外条件を人が確認

AIの表は確認順を整えるための補助です。「含む」と判定されても、別名の項目や一式の内訳が本当に依頼内容を満たすとは限りません。重要な条件は元資料と照合し、判断の根拠が見つからない行を残したまま発行しないようにします。

  1. 元資料の版と対象範囲

    依頼メモと見積書案の日付・版を確認し、追加依頼や取り下げた項目が反映されているかを見ます。

  2. 数量と単位

    台、個、時間、一式などの単位と数量を原文へ戻って照合します。一式に含まれる作業は担当者へ確認します。

  3. 小計、税、合計

    計算式、税率、端数処理を元の表計算ファイルで確認します。AIの転記値だけを使って確定しません。

  4. 対象外と最終承認

    対象外作業、追加料金の条件、納期、有効期限を確認し、責任者が承認してから人が見積書を発行します。

今日の小さな一歩

架空の依頼を三項目だけ照合する

今日は、実在の顧客情報を使わず、架空の依頼を三項目だけ書いてください。別の紙に見積項目を二つ用意し、四列の確認表を作らせます。抜けた一項目を「不足」と示せるか、資料にない数量や金額を作っていないかを人が確かめれば、小さく練習できます。